文書檔案是重要基礎(chǔ)
作為企業(yè)重要的檔案載體形式,文書檔案是檔案管理體系中的重要組成內(nèi)容是檔案數(shù)字化管理工作實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。文書檔案作為具有價(jià)值、長(zhǎng)期創(chuàng)造和積累的智慧記錄和財(cái)富,其整理方法直接決定著檔案價(jià)值的發(fā)揮和利用,因此在實(shí)際整理工作中,項(xiàng)目檔案整理軟件,對(duì)檔案整理和保管工作不斷創(chuàng)新,項(xiàng)目檔案整理,對(duì)檔案管理工作體系的建立和完善有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
檔案工作需要循序漸進(jìn)
許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前不要進(jìn)入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,項(xiàng)目檔案整理流程,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。
檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,項(xiàng)目檔案整理公司,修整頁面,修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
檔案數(shù)字化之前要先整理整體建庫和補(bǔ)充著錄
檔案數(shù)字化之前的整理工作包括整體建庫及補(bǔ)充著錄兩方面。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)對(duì)于沒有完整著錄信息的單位需要對(duì)目錄集中著錄和建庫,在完成編目工作后,才有可能銜接數(shù)字化對(duì)象審批、檔案出庫、整理、檢查核對(duì)等工作;對(duì)于已建庫但條目信息仍不完整的,應(yīng)該對(duì)缺失、錯(cuò)誤等信息進(jìn)行糾正,以確保信息完整,從而支援檔案數(shù)字化成果的服務(wù)利用工作。如進(jìn)一步設(shè)置及補(bǔ)充人名、地名、附件等著錄項(xiàng)目。
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