不同類型檔案整理的標準共同點是都需要規范性和完整性
檔案的整理標準需要結合檔案的類型來確定,不同類型的檔案有不同的標準,有些有標準,科技檔案整理外包,有些沒有標準。比如行政案卷,國家沒有統一的標準,科技檔案整理流程,整理的重點是組卷排序、檢查法律文書的規范性、手續的完整性。
中泰德信公司整理的紙質檔案;無論是老舊檔案還是近期檔案,無論是常見的文書檔案、人事檔案、會計檔案、科技檔案等,還是罕見的地質檔案等均有豐富實踐經驗。
檔案整理數字化處理的四個步驟
檔案數字化前處理工作是對檔案數字化轉換前開展的一種技術準備工作,是在充分尊重檔案真實的基礎上,從便于保管利用的角度出發,為適應檔案數字化的技術要求開展的一項基礎性工作。檔案數字化前處理工作是檔案信息化的基礎,對于整理工作的開展具有十分重要的意義。
檔案數字化處理首先要確定掃描頁。原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描,科技檔案整理方案,不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。第二步要編制頁號。應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。在重新編制頁號時,一般用鉛筆。應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。第三步是拆除裝訂。應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術修復。褶皺不平影響掃描質量的紙質檔案應行壓平等相應技術處理。
檔案的管理現代化發展不斷充實和優化整理工作
檔案整理工作包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用工作。
隨著檔案管理現代化的發展,也對檔案管理工作的結構產生了新的影響。檔案管理目的是提供檔案信息為社會實踐服務,科技檔案整理,檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都不可少,并有一定程序。它們組成一個有機整體,為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用,同時也相互關聯、相互制約。
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